Contents 3
Contents
1 Getting to know the printer
Understanding the printer’s features and benefits . . . . . . . . . . 12
Print with excellent quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Save Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Save money. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Create professional documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Expand your printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Identifying the printer’s components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Printer control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Printer input trays. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Printer media guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Printer output paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Toner door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Choosing paper and other media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Loading media into the input trays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Main input tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Priority input tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Specific types of media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Turning the power off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Understanding voltage conversions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Accessing the printer properties (driver) and help . . . . . . . . . . 23
Printer properties (driver). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Software For Macintosh Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Printer online help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Printing a configuration page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2 Getting to know the copier/scanner
Understanding the copier/scanner’s features and benefits . . . 28
Scan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Identifying the copier/scanner’s components . . . . . . . . . . . . . . 29
Copier/scanner control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Media input tray, guides, and output bin . . . . . . . . . . . . . . 31
Copier/scanner door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Supported media sizes and types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Precautions for copying and scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Loading originals in the copier/scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4 Contents
EN
Getting to know the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
HP LaserJet Director
(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
To turn off the HP LaserJet Director . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HP LaserJet Document Manager
(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Quick Copy settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HP LaserJet Copier (Copy Plus) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HP LaserJet Director Toolbox
(Windows 9x, 2000, Millennium, and NT 4.0) . . . . . . . 38
HP LaserJet Device Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
HP LaserJet Photo Center
(Windows 9x, 2000, Millennium, and NT 4.0) . . . . . . . 40
Accessing the online help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3 Getting to know the print server
Understanding the print server’s features and benefits . . . . . . 44
Using network protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Identifying the print server’s components. . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Installing the print server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Installing and configuring the network software . . . . . . . . . . . . 47
Install the software on a network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Install the printer and server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Using the embedded web server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Compatible Web Browsers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Starting the embedded web server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Using HP Web JetAdmin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Additional configuration and management tools . . . . . . . . . . . 50
Using BOOTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Benefits of using BOOTP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Configuring the BOOTP server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Bootptab file entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Using DHCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
UNIX systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Windows systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Windows NT 4.0 server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Windows 2000 server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Enabling or disabling DHCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Moving to another network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
EN
5
4 Media
Optimizing print quality for media types . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Printing transparencies and labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Printing envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Printing letterhead or preprinted forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Printing custom-sized media or cardstock . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5 Printing tasks
Printing with manual feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Printing on both sides of the paper (manual duplexing) . . . . . . 71
Printing watermarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Accessing the watermark feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Printing multiple pages on a single sheet of paper
(N-up printing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Accessing the multiple pages per sheet feature
(Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Accessing the multiple pages per sheet feature
(Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Printing booklets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Canceling a print job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Understanding print quality settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Using EconoMode (Save Toner) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6 Scanning tasks
Starting a scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Working with scanned items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Scanning to e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Using the e-mail feature
(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0) . . . . . . . . . . 84
Using the e-mail feature (Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Editing scanned text (Optical Character Recognition) . . . . . . . 85
Using the OCR feature
(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Storing scanned text or images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Using the Store feature
(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Acquiring an image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Adjusting the contrast. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Accessing the contrast feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Enhancing the scanned image in HP Document Manager . . . 89
Accessing the image enhancement features. . . . . . . . . . . 89
6 Contents
EN
Adding annotations to scanned images . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Accessing the annotation features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Canceling scan jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
7 Copying tasks
Understanding copying features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Using the Quick Copy feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Quick Copy settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Using HP LaserJet Copier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Accessing HP LaserJet Copier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Accessing HP LaserJet Copy Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Adjusting the contrast. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Accessing the contrast feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Canceling copy jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
8 Managing the toner cartridge
Using HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
HP policy on non-HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Storing toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Toner cartridge life expectancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Recycling toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Saving toner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Redistributing toner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Changing the toner cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
9 Troubleshooting the printer
Finding the solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Pages did not print. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Pages printed, but there was a problem . . . . . . . . . . . . . 104
Printer light patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Error messages on the screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Common Macintosh Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Selecting an Alternate PostScript Printer
Description (PPD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Troubleshooting PostScript (PS) Errors . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Paper handling problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Printed page is different than what appeared on screen . 118
Improving print quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Cleaning the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Cleaning the printer media path. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Clearing printer media jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Changing the pickup roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Cleaning the pickup roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Changing the printer separation pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
EN
7
10 Troubleshooting the copier/scanner
Finding the solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Scanning problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Copying problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
The scanner did nothing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
No preview appeared on the screen . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Scanned image is of poor quality. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Part of the image did not scan or text is missing . . . . . . . 144
The text cannot be edited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
The scan takes too long. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Error messages appear on the screen . . . . . . . . . . . . . . 147
No copy came out of the printer or the scanner
did nothing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Copies are blank, missing images, or faded . . . . . . . . . . 149
Improving copy/scan quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Preventing problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Identifying and correcting copy/scan defects. . . . . . . . . . 151
Paper handling problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Cleaning the copier/scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Clearing copier/scanner jams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Replacing the copier/scanner separation pad . . . . . . . . . . . . 158
Removing the copier/scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Closing the left side panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
11 Troubleshooting the print server
Finding the solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
HP JetDirect 175X configuration page. . . . . . . . . . . . . . . 165
Understanding the print server’s light patterns. . . . . . . . . . . . 166
Using a print server configuration page . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Printing a print server configuration page . . . . . . . . . . . . 167
Understanding the print server configuration page . . . . . . . . 167
Status field error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Page sections and messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
General HP JetDirect information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
USB port information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Network statistics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
TCP/IP protocol information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
IPX/SPX protocol information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
AppleTalk protocol information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Verifying your hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
The printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
The print server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Verify printing when attached to a computer . . . . . . . . . . 186
Verify scanning over the network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
8 Contents
EN
12 Service and support
Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Hardware service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Extended warranty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Guidelines for repacking the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Service information form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Hewlett-Packard Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Customer Support and product repair assistance
(U.S. and Canada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
European Customer Support Center . . . . . . . . . . . . . . . . 192
In-country/region support numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Online services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Obtaining software utilities and electronic information. . . 196
Hewlett-Packard direct ordering for accessories
or supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Hewlett-Packard Support Assistant compact disc . . . . . . 197
Hewlett-Packard service information . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Hewlett-Packard SupportPack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
HP FIRST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Worldwide country/region sales and service offices. . . . . . . . 199
Appendix A Printer specifications
Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
FCC compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Environmental Product Stewardship Program . . . . . . . . . . . . 210
Protecting the Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Material safety data sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Regulatory statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Declaration of Conformity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Korean EMI statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Laser statement for Finland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Appendix B Printer and copier/scanner
specifications
Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
FCC compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Environmental Product Stewardship Program . . . . . . . . . . . . 222
Protecting the environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
EN
9
Regulatory statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Declaration of Conformity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Korean EMI statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Laser statement for Finland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Appendix C Print server specifications
Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
FCC compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
European community . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Regulatory statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Declaration of Conformity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Canada DOC regulations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Japan VCCI Class 1 regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Korean EMI statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Taiwan Class A notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Chinese safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Appendix D Media specifications
Printer media specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Supported media sizes (printer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Guidelines for using media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Card stock and heavy media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Appendix E Memory (DIMM)
Installing a DIMM (memory) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Testing the DIMM installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Removing a DIMM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Appendix F Warranty and licensing
Hewlett-Packard software license agreement . . . . . . . . . . . . 252
Hewlett-Packard limited warranty statement . . . . . . . . . . . . . 254
Limited warranty for toner cartridge life . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Appendix G Accessories and ordering information
10 Contents
EN
Appendix H Scanner resolution and color
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Resolution and color guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Color. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Index
EN
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1