Contents

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Contents 3

Contents

1 Getting to know the printer

Understanding the printer’s features and benefits . . . . . . . . . . 12

Print with excellent quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Save Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Save money. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Create professional documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Expand your printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Identifying the printer’s components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Printer control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Printer input trays. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Printer media guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Printer output paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Toner door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Choosing paper and other media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Loading media into the input trays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Main input tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Priority input tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Specific types of media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Turning the power off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Understanding voltage conversions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Accessing the printer properties (driver) and help . . . . . . . . . . 23

Printer properties (driver). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Software For Macintosh Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Printer online help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Printing a configuration page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2 Getting to know the copier/scanner

Understanding the copier/scanner’s features and benefits . . . 28

Scan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Identifying the copier/scanner’s components . . . . . . . . . . . . . . 29

Copier/scanner control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Media input tray, guides, and output bin . . . . . . . . . . . . . . 31
Copier/scanner door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Supported media sizes and types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Precautions for copying and scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Loading originals in the copier/scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

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4 Contents

EN

Getting to know the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

HP LaserJet Director

(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

To turn off the HP LaserJet Director . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HP LaserJet Document Manager

(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Quick Copy settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HP LaserJet Copier (Copy Plus) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HP LaserJet Director Toolbox

(Windows 9x, 2000, Millennium, and NT 4.0) . . . . . . . 38

HP LaserJet Device Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
HP LaserJet Photo Center

(Windows 9x, 2000, Millennium, and NT 4.0) . . . . . . . 40

Accessing the online help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3 Getting to know the print server

Understanding the print server’s features and benefits . . . . . . 44
Using network protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Identifying the print server’s components. . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Installing the print server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Installing and configuring the network software . . . . . . . . . . . . 47

Install the software on a network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Install the printer and server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Using the embedded web server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Compatible Web Browsers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Starting the embedded web server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Using HP Web JetAdmin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Additional configuration and management tools . . . . . . . . . . . 50
Using BOOTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Benefits of using BOOTP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Configuring the BOOTP server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Bootptab file entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Using DHCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
UNIX systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Windows systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Windows NT 4.0 server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Windows 2000 server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Enabling or disabling DHCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Moving to another network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

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5

4 Media

Optimizing print quality for media types . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Printing transparencies and labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Printing envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Printing letterhead or preprinted forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Printing custom-sized media or cardstock . . . . . . . . . . . . . . . . 67

5 Printing tasks

Printing with manual feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Printing on both sides of the paper (manual duplexing) . . . . . . 71
Printing watermarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Accessing the watermark feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Printing multiple pages on a single sheet of paper

(N-up printing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Accessing the multiple pages per sheet feature

(Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Accessing the multiple pages per sheet feature

(Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Printing booklets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Canceling a print job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Understanding print quality settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Using EconoMode (Save Toner) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

6 Scanning tasks

Starting a scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Working with scanned items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scanning to e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Using the e-mail feature

(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0) . . . . . . . . . . 84

Using the e-mail feature (Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Editing scanned text (Optical Character Recognition) . . . . . . . 85

Using the OCR feature

(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Storing scanned text or images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Using the Store feature

(Windows 98, 2000, Millennium, NT 4.0, and
Mac OS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Acquiring an image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Adjusting the contrast. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Accessing the contrast feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Enhancing the scanned image in HP Document Manager . . . 89

Accessing the image enhancement features. . . . . . . . . . . 89

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6 Contents

EN

Adding annotations to scanned images . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Accessing the annotation features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Canceling scan jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

7 Copying tasks

Understanding copying features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Using the Quick Copy feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Quick Copy settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Using HP LaserJet Copier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Accessing HP LaserJet Copier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Accessing HP LaserJet Copy Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Adjusting the contrast. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Accessing the contrast feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Canceling copy jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

8 Managing the toner cartridge

Using HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

HP policy on non-HP toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Storing toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Toner cartridge life expectancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Recycling toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Saving toner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Redistributing toner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Changing the toner cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

9 Troubleshooting the printer

Finding the solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Pages did not print. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Pages printed, but there was a problem . . . . . . . . . . . . . 104
Printer light patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Error messages on the screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Common Macintosh Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Selecting an Alternate PostScript Printer

Description (PPD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Troubleshooting PostScript (PS) Errors . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Paper handling problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Printed page is different than what appeared on screen . 118

Improving print quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Cleaning the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Cleaning the printer media path. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Clearing printer media jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Changing the pickup roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Cleaning the pickup roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Changing the printer separation pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

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EN

7

10 Troubleshooting the copier/scanner

Finding the solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Scanning problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Copying problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
The scanner did nothing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
No preview appeared on the screen . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Scanned image is of poor quality. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Part of the image did not scan or text is missing . . . . . . . 144
The text cannot be edited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
The scan takes too long. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Error messages appear on the screen . . . . . . . . . . . . . . 147
No copy came out of the printer or the scanner

did nothing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Copies are blank, missing images, or faded . . . . . . . . . . 149

Improving copy/scan quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Preventing problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Identifying and correcting copy/scan defects. . . . . . . . . . 151
Paper handling problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Cleaning the copier/scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Clearing copier/scanner jams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Replacing the copier/scanner separation pad . . . . . . . . . . . . 158
Removing the copier/scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Closing the left side panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

11 Troubleshooting the print server

Finding the solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

HP JetDirect 175X configuration page. . . . . . . . . . . . . . . 165

Understanding the print server’s light patterns. . . . . . . . . . . . 166
Using a print server configuration page . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Printing a print server configuration page . . . . . . . . . . . . 167

Understanding the print server configuration page . . . . . . . . 167

Status field error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Page sections and messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
General HP JetDirect information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
USB port information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Network statistics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
TCP/IP protocol information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
IPX/SPX protocol information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
AppleTalk protocol information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Verifying your hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

The printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
The print server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Verify printing when attached to a computer . . . . . . . . . . 186
Verify scanning over the network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

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8 Contents

EN

12 Service and support

Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Hardware service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Extended warranty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Guidelines for repacking the printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Service information form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Hewlett-Packard Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Customer Support and product repair assistance

(U.S. and Canada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

European Customer Support Center . . . . . . . . . . . . . . . . 192
In-country/region support numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Online services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Obtaining software utilities and electronic information. . . 196
Hewlett-Packard direct ordering for accessories

or supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Hewlett-Packard Support Assistant compact disc . . . . . . 197
Hewlett-Packard service information . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Hewlett-Packard SupportPack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
HP FIRST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Worldwide country/region sales and service offices. . . . . . . . 199

Appendix A Printer specifications

Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
FCC compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Environmental Product Stewardship Program . . . . . . . . . . . . 210

Protecting the Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Material safety data sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Regulatory statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Declaration of Conformity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Korean EMI statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Laser statement for Finland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Appendix B Printer and copier/scanner
specifications

Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
FCC compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Environmental Product Stewardship Program . . . . . . . . . . . . 222

Protecting the environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

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EN

9

Regulatory statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Declaration of Conformity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Korean EMI statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Laser statement for Finland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Appendix C Print server specifications

Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
FCC compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
European community . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Regulatory statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Declaration of Conformity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Canada DOC regulations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Japan VCCI Class 1 regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Korean EMI statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Taiwan Class A notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Chinese safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Appendix D Media specifications

Printer media specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Supported media sizes (printer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Guidelines for using media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Card stock and heavy media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Appendix E Memory (DIMM)

Installing a DIMM (memory) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Testing the DIMM installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Removing a DIMM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Appendix F Warranty and licensing

Hewlett-Packard software license agreement . . . . . . . . . . . . 252
Hewlett-Packard limited warranty statement . . . . . . . . . . . . . 254
Limited warranty for toner cartridge life . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Appendix G Accessories and ordering information

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10 Contents

EN

Appendix H Scanner resolution and color

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Resolution and color guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Color. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Index

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